Все, что вы должны сделать в течение дня, можно разбить на четыре группы, на дела срочные и не срочные, важные и не важные.

Задачи первой группы и срочные, и важные. Их нужно решать сразу. Они у вас перед глазами. Срочные и важные дела, такие как звонки, встречи, переговоры с клиентами или форс-мажорные ситуации, почти всегда возникают не по вашей воле и составляют важную часть работы. Попытка отложить такие дела на потом только создаст вам серьезные проблемы. Многие тратят весь день на решение срочных и важных вопросов.

Ко второй группе относятся дела важные, но не срочные. Обычно с ними связаны большие долговременные последствия. Это такие дела, как работа над собой, совершенствование своих навыков и знаний, занятие физическими упражнениями и спортом, а также время, уделяемое семье. Важный и не срочный вопрос можно отложить. Однако он может оказать огромное влияние в долгосрочной перспективе. Не срочные, но важные дела рано или поздно становятся очень срочными, как, например, курсовая работа в институте, или отчет для начальника, или встреча с клиентом, с которым истекает срок контракта.

Третью группу составляют дела срочные, но не важные. Позвонить по телефону, поговорить с заглянувшим к вам коллегой, обсудить телевизионные передачи и т.п. Можно заниматься этим в рабочее время, но это никак не скажется на вашем успехе. Многие считают, что они работают, когда делают что-либо срочное и не важное. На самом деле это большая трата времени, способная разрушить вашу карьеру и ваш потенциал.

Последняя группа состоит из не срочных и не важных дел. Они полностью лишены смысла. Ими занимаются в течение дня, хотя они не имеют никакого значения и никаких последствий. Примером может служить чтение газеты, звонок домой с вопросом относительно меню ужина, поход в магазин. Эти дела ничего не дают ни вашей компании, ни вам лично для достижения поставленных целей.

Чтобы удвоить продуктивность, следует решать срочные и важные задачи, затем важные задачи, но не срочные в данный момент, и не заниматься тем, что не имеет значения.

Всегда задавайте себе вопрос: “Какие долгосрочные последствия у этой задачи? Что произойдет, если я ее не выполню вообще?” Ответы на эти вопросы должны лечь в основу выбора приоритетов.

Брайан Трейси “Управление временем”